Фінансова дирекція

«За останні 4 роки ми не отримали жодного коригування нашої роботи з боку аудиторів. Для нас — це якісний показник», — зазначила Вікторія Смародіна, фінансовий директор ПАТ «Фармак».

Дотримуватися найкращих світових стандартів — найшвидший шлях до успіху й надійності.

«Винаходити велосипед у світі фінансів у XXI столітті не варто, дотримуватися найкращих світових стандартів — найшвидший шлях до успіху й надійності. Зовнішні та внутрішні процеси, рівень підготовки звітності нашої Компанії нічим не відрізняються від найкращих світових практик. Ми не зупиняємося на досягнутому й розуміємо, що вдосконалювати й покращувати роботу потрібно постійно. Тому питання «Що можна змінити, щоб процес проходив краще й контроль спрацьовував вчасно?» ставимо собі часто, визначаємо завдання на рік, над якими змінами будемо працювати», — додає Вікторія.

«Цифри — захоплива штука, складання звітності — нагадує спортивну гру за певними правилами. Якщо ми порівнюємо фінансову звітність, складену за МСФЗ, компанії, яка працює в Африці, Європі або в нас на Подолі — то ми порівнюємо гру у футбол різних команд (як мінімум усі 11 гравців грають у футбол, і ситуація, у якій троє з 11 грають у баскетбол за іншими правилами, неможлива). Тому якщо звітність складена без спотворень, то цифри не брешуть. Це єдине мірило, за яким можна порівняти будь-які компанії світу і робити висновки про те, наскільки успішна Компанія».

Далі Вікторія Смародіна зазначає: «”Фармак” — відкрита Компанія. Це відрізняє її від багатьох інших на українському ринку. Фінансова звітність будь-якої компанії — це фотографія того, що сталося з нею за рік. Розміщення звітності в загальному доступі — це норма для цивілізованого світу, це свідчить про те, що керівництво Компанії несе відповідальність за прийняті рішення і звітує про результати перед колективом, акціонерами, суспільством і країною. Ми проводимо аудит нашої звітності, потім публікуємо. Вона є відкритою для всіх охочих. Це невеликий подвиг, швидше, правила гарного тону. Хотілося б, щоби це стало нормою для всіх компаній нашої країни».

Тендерний відділ

Будь-який великий проект у Компанії або закупівля починається з проведення тендера, як театр — з вішалки. За цей процес відповідають 4 особи на чолі зі Світланою Погребною, начальником тендерного відділу. «У 2017 році ми провели 483 тендери, це більше, ніж днів у році», — зазначила Світлана. З кожним роком ця цифра зростає. У 2015 році було проведено 317 тендерних процедур, за два роки «Фармак» почав проводити на 150 тендерів більше. «З’явилося багато нових проектів — компанія розвивається, відповідно, збільшується кількість закупівель», — додала Світлана.

Якість і ефективність роботи тендерного відділу можна оцінити кількістю зекономлених коштів для Компанії. У 2017 році — це 50 млн грн. За три роки, завдяки якісно проведеним тендерним процедурам, було зекономлено 120 млн грн. «Ми намагаємося завжди зберегти баланс — провести тендер у заплановані терміни і витримати під час вибору переможця паритет «якість-ціна», виключити ризики, не нашкодити процесу і, звичайно, ефективно використовувати ресурси Компанії. Успіх тендера безпосередньо залежить від якості сформованого ТЗ і ступеня залученості в процес замовника», — підкреслила Світлана.

Відділ податкової звітності

Державні фіскальні органи бачать і контролюють різні компанії, через призму податків і зборів, що надходять до державної скарбниці країни. «Фармак» є великим платником податків і обслуговується в спеціалізованому «Офісі великих платників податків державної фіскальної служби України».

Компанія є платником 14 видів податків і зборів (податок на прибуток, ПДВ, податок з доходів фізичних осіб, єдиний соціальний внесок, податок на доходи нерезидентів, плата за землю, військовий збір, податок на нерухоме майно, транспортний податок, збір в Пенсійний Фонд за першу реєстрацію авто, рентна плата за спеціальне користування води, екологічний податок, рентна плата за користування радіочастотним ресурсом, рентна плата за користування надрами), а також подає звітність і готує документацію з трансфертного ціноутворення для окремих видів господарських операцій.

Адмініструванням 12 з 14 податків і зборів (крім податків, пов’язаних із заробітною платою), а також підготовкою звітності з трансфертного ціноутворення опікується податковий відділ «Фармак».

Найсуттєвішим податком, який результує діяльність компанії, є податок на прибуток. Компанії звітують про нього, складаючи декларацію з податку прибуток. Правила складання декларації та розрахунку оподатковуваного прибутку істотно відрізняються від бухгалтерського обліку. Складанням цієї декларації опікується податковий відділ. По суті, кожен вид господарських операцій, які проводяться в бухгалтерському обліку потрібно проаналізувати і прийняти рішення, як це має бути враховано для цілей податкового обліку прибутку. На підставі визначення показника податкового навантаження, який розраховується як співвідношення податку на прибуток до доходу компанії, — ПАТ «Фармак» сплачує найбільше податків у галузі.

У 2017 році «Фармак» став єдиною фармацевтичною компанією, що увійшла до ТОП-100 платників податків України.

«Ми ведемо прозорий бізнес — нічого не приховуємо, у нас немає програми оптимізації податкових відрахувань. Тому наш показник податкового навантаження — 4,2% (за середньої норми приблизно 2%). До найближчого конкурента в галузі — більш ніж 1%. За податковим показниками — це дійсно багато. Також до розряду істотних позитивних моментів належить отримання «Фармак» бюджетного відшкодування ПДВ на регулярній основі, без затримок і в повному обсязі», — зазначив Володимир Задорожний, начальник податкового відділу. «З податкової декларації «Фармак» можна судити як про Компанію зокрема, так і про її провідне місце в галузі загалом», — додав Володимир.

Відділ управлінської звітності

За бюджети, контроль за ними, а також коротко- і середньострокові прогнози фінансових результатів і їх оцінювання відповідає відділ управлінської звітності. Для тих, хто у своєму житті хоч раз пробував складати й контролювати сімейний бюджет, ця робота буде інтуїтивно зрозумілою. Основна мета — урівноважити очікувані доходи і витрати на найближче майбутнє (місяць, квартал, максимум рік). «Компанія — як велика сім’я: є умовна «зарплата» — це продажі і, відповідно, надходження грошей. І є платежі, що, як і в родині, можуть бути обов’язковими або ж такими, які можна перенести або уникнути», — зазначив Дмитро Шапкін, начальник відділу управлінської звітності.

Найскладніший процес — це погодження річного бюджету, головного фінансового плану компанії на наступний рік. Співробітники відділу управлінської звітності працюють над тим, щоб цей процес із року в рік ставав спокійнішим і менш емоційним. «Якщо раніше підготовка бюджету закінчувалася у ніч перед його затвердженням, і це відбувалося практично «під ялинку», то минулоріч бюджет був готовий і погоджений вже 14 грудня», — згадує Дмитро Шапкін.

Однак, не буває такого року, коли все йде за планом, а бюджет — це фінансова картинка того, що буде відбуватися в компанії в найближчому майбутньому, і будь-яка зміна в строках проектів, постачання, відвантаження буде вимагати коригування бюджету, і знову та знову його потрібно врівноважити.

Важливо не тільки створити бюджет, його потрібно ще й контролювати. Усе починається з електронного контракту в системі SAP — йде перевірка на його відповідність підписаній паперовій версії. Крім того, відділом підтверджується кожна закупівля на заводі, спираючись на чіткі критерії: чи відповідає закупівля умовам контракту, чи не змінилися ціни, чи правильна бюджетна стаття і т. д. Будь-яка зміна ціни аналізується на предмет обґрунтованості і впливу на маржинальність продуктів компанії, а такі зміни цін в умовах України трапляються дуже часто і, на жаль, у неприємний для неї бік.

Ще один напрям — це оцінювання проектів та інвестиційних проектів. Будь-який великий проект перед прийняттям рішення про його старт оцінюється з фінансової точки зору. Йде порівняння, що вдасться додатково заробити або заощадити в результаті реалізації проекту з інвестиціями, які потрібно зробити. Той самий підхід і з оцінюванням нових продуктів: у розробку не потрапить проект, якщо він фінансово невиправданий (приблизно 30–40 кандидатів опрацьовується щорічно).

Відділом підтверджується кожна закупівля на заводі .

Остання частина роботи відділу — аналіз фінансових результатів. Ним регулярно готується квартальна управлінська звітність. По суті, це демонстрація фінансових результатів компанії «у розрізі»: з різних сторін і аспектів. Тут важливими є і якість інформації, і швидкість її підготовки, адже поряд з оцінкою проектів і продуктів, управлінська звітність — це один із найголовніших інструментів для прийняття управлінських рішень.

Відділ казначейства

Усі платежі компанії проходять через казначейство. Основна функція цього відділу — забезпечення ліквідності. Під цим мається на увазі проведення платежів, залучення грошових коштів у разі їх дефіциту або розміщення вільних коштів на фінансових (грошовому, валютному, фондовому та інших) ринках.

У відділі працюють 5 осіб. За 2017 рік вони обробили 27 тис. 292 платежі. Але це не єдиний їхній обов’язок. Казначейство обслуговує 27 рахунків у 6 українських банках, кредитний портфель, який на кінець минулого року становив 500 млн грн в українських та закордонних банках, ЄБРР, страхових і лізингових компаніях.

«У «Фармак» бездоганна репутація. До нас банкіри самі приходять із кредитними пропозиціями. Бракує часу навіть з усіма поспілкуватися. Але я пам’ятаю ті часи, коли компанія тільки ставала на ноги. Це було 12 років тому. Тоді на зустрічі з кредитування Генеральний директор їздила сама. Ми брали гроші на розвиток та інвестиції. Це був не такий легкий процес, як зараз, та і часи інші», — згадує Марія Котляр, керівник відділу казначейства.

Окрема ділянка роботи — страхування вантажів, які йдуть на експорт. За минулий рік казначейство отримало відшкодування за страхування вантажів і автомобілів на загальну суму 5,6 млн грн. «Щастя для казначейства — це, коли збалансовані надходження та витрати, але це занадто ідеальна ситуація», — жартує Марія. Правильне планування й розставляння пріоритетів — запорука ефективного управління грошовими коштами Компанії. На відміну від багатьох компаній, у нас платіжні дні не 2 на тиждень, а 5. Тобто кожен робочий день — платіжний. Це в основному за рахунок автоматизації системи фінансового управління TRM — SAP.

Відділ бухгалтерської звітності

Цей найчисленніший відділ фінансової служби «Фармак». У більшості компаній — від маленької до великої — є бухгалтерія, яка збирає й обробляє повну інформацію про діяльність Компанії для економічного аналізу та фінансового контролю. Тут складається фінансова звітність, міститься інформація, яка характеризує діяльність і стан компанії.

Важко переоцінити важливість фінансової звітності, адже основними її користувачами можуть виступати інвестори, працівники компанії, кредитори, постачальники, покупці, державні органи та інші члени суспільства. Звітність готується щомісяця, проте більше уваги приділяється закриттю кварталу й, тим більше, року, бо ці звіти потрапляють в органи статистики та до банків, де знаходяться активні кредити Компанії, а річна звітність — публікується на сайті у відкритому доступі для всіх користувачів, тому і перевіряється на повноту і правильність інформації особливо ретельно.

На одного бухгалтера в середньому припадає 3,5 тисячі операцій на місяць.

«Відсутність істотних зауважень із боку аудиторів із 2009 року — головний показник якості нашої роботи. Останні два роки аудитори особливо уважно ставляться до тестування внутрішніх контролів — покроково моніторять ключові контролі бізнес-процесів у Компанії. У цих перевірках серйозних зауважень наша компанія також не отримувала», — зазначила Олена Першко, головний бухгалтер «Фармак».

У 2017 році в бухгалтерії було оброблено 125 000 первинних документів, тобто кожен бухгалтер обробляє приблизно 550 документів на місяць — орієнтовно 30 на день. Що означає «обробляє»? Бухгалтер уважно перевіряє правильність складання документа, наявність усіх обов’язкових реквізитів, відповідність суті і вартості господарської операції даним, відображеним в обліковій системі та правильність класифікації операцій відповідно до прийнятих у компанії аналітичних даних. «В обліковій системі ми сформували 760 000 бухгалтерських операцій протягом року. На одного бухгалтера в середньому припадає 3,5 тисячі операцій на місяць», – зауважила Олена.

Причому динаміка проведення операцій за останні кілька років збільшилась за незмінної кількості працівників: 2016 — 686 тис. операцій, 2015 — 647 тис. операцій, 2014 — 636 тис. операцій. «Такий прогрес зумовлений автоматизацією виробничих процесів, впровадженням сучасних програм, як-от ERP, SAP, BI. Це істотно збільшило продуктивність нашого відділу», — додала Олена.

В Україні День бухгалтера святкують 16 липня. Цей день об’єднує працівників усіх служб фінансової дирекції і, як правило, збирає всіх поза офісом. Командний дух потрібен у будь-якому колективі, фінансисти — не виняток. Хто добре працює, той добре і відпочиває! Work hard, play hard — цей девіз підтримуємо й поділяємо!

Библиотека – это альма-матер для фармаковцев. Все инновации, открытия, внедрения – всё начиналось с библиотеки ПАО «Фармак». На сегодняшний день в ней насчитывается 9 тыс. изданий, 7,5 тыс. из них – научных и 1,5 тыс. – художественных, в частности 170 детских. Самая старая книга в библиотеке – «Коррозия пассивность и защита металлов» Эванса Ю. Р. 1941 года издания. Научно-технический фонд ежегодно пополняется на 350 экземпляров.

На сегодняшний день в ней насчитывается 9 тыс. изданий

«Особое место в нашем фонде занимает «библия» качества Федотова А. Е.«Основы GMP», Чуешова В. И. «Технология лекарств промышленного производства», «Государственная фармакопея Украины». Наши сотрудники неоднократно проштудировали эти книги. Ежедневно в библиотеку приходят примерно 6–9 человек. Книги живут – их непрерывно читают. Люди что-то обозначают, закладывают цветными стикерами. Я прошу не удалять закладки, так интереснее – знаешь, что обозначил для себя предыдущий читатель», – рассказала Ирина Метчинская.

На стеллажах библиотеки аккуратными рядами располагаются источники по фармацевтике, химии, биотехнологии, менеджменту, книги по мотивации, саморазвитию, управлению персоналом, маркетингу, юриспруденции и др. Сотрудники сами выбирают книги, которые хотели бы прочитать, и библиотека ежегодно их закупает. Для студентов собраны все современные учебники. Иметь всю необходимую учебную базу в стенах ПАО «Фармак» было централизованным решением руководства компании.

«У нас многие учатся – получают первое, второе образование. Повышают квалификацию, защищают диссертации. Им, конечно, нужна литература – специализированные книги, учебники. На сегодня все, что нужно студенту – будущему фармацевту или химику – есть в нашей библиотеке», – добавила Ирина.

Библиотека в ПАО «Фармак» – единственная библиотека в составе фармацевтической компании в Украине. Ее значимость трудно переоценить. С 2012 года в библиотеке работает программа IRBIS – это уникальная интегрированная библиотечно-информационная система, где по каталогам можно найти любую нужную литературу. Также есть электронная библиотека с базой материалов и презентаций по всем конференциям, семинарам, мероприятиям, где участвовали наши сотрудники, ISPE, ISO, GAMP, книги на английском языке. Доступ к этой базе есть у всех работников ПАО «Фармак».

Библиотека подключена к платным базам данных ELSEVIER (PharmaPendium, Embase). Это ведущее коммерческое научно-техническое издательство, которое выпускает 2000 научных журналов и дает доступ к 9,5 миллиона научных статей.

«Дети учатся читать на коленях у родителей. Поэтому очень важно своим примером показывать им, что чтение – это главная составляющая личностного развития, – отметила Ирина. – Благодаря поддержке профкома «Фармак» в фонде библиотеки 170 экземпляров детской литературы: рассказы, приключения, сказки, фэнтези. Общаемся с юными фармаковцами через их родителей и уже знаем, кто и что любит читать».

Ирина Метчинская, главный библиотекарь ПАО «Фармак»

Каждую из 9 тысяч книг библиотеки Ирина держала в руках, а из деловой литературы каждую пятую прочитала. Поэтому она охотно советует и предлагает литературу. Помогает при карьерном перемещении новым работникам получить необходимые управленческие знания и навыки.

«Люди идут. За знаниями. За общением. За новинками. Ни один гаджет не сможет заменить физического контакта с книгой, и фармаковцы это понимают. Развиваем компанию чтением», – добавила Ирина Метчинская.

В отделе охраны труда и окружающей среды работают 19 специалистов. В состав отдела входят: инженеры по охране труда, инженеры по охране окружающей среды, специалисты санитарно-промышленной лаборатории. Они организуют и контролируют работу по улучшению условий труда и повышению безопасности на рабочем месте каждого из 2600 работников ПАО «Фармак».

В обязанности санитарно-промышленной лаборатории (СПЛ) входят ежедневный отбор и контроль проб воздуха и воды, а также периодический контроль параметров микроклимата, шума и освещенности.

За неделю персонал лаборатории проводит более 580 анализов проб и тщательно следит, чтобы все показатели качества сточной воды, содержания вредных веществ в воздухе рабочей зоны и выбросах в атмосферу, микроклимата, уровни шума и освещенности на рабочих местах были в пределах допустимых норм.

В штате лаборатории – 9 человек. Три сменных лаборанта по контролю сточной воды работают посменно круглосуточно семь дней в неделю. Дольше всех на предприятии трудится лаборант Агафонова Л. М., ее стаж составляет уже около 46 лет. Самый молодой работник – химик Чеховей А. В., она работает в компании с 2015 года.

Сотрудницы СПЛ шутят, что некоторые показатели (например, содержание хлоридов, сульфатов, азота аммонийного в воде) могут определить «на глаз» практически с той же точностью, с которой это делает прибор – сказывается многолетний опыт работы. Но в этом нет надобности, так как лаборатория оборудована всем необходимым – от пипетки до современного спектрофотометра. В помещении лаборатории светло и просторно. Много зелени и цветов – и сотрудницы говорят, что этому благоприятствует атмосфера добра и позитива.

Отдельно следует сказать о лаборатории, которая находится в департаменте по производству АФИ в г. Шостка. Лаборатория создавалась «с нуля» молодым химиком Чеховей Анной вместе с начальником СПЛ Есипенко А. М. и заработала в 2015 году. В 2016 году в штате лаборатории появилась также лаборант химического анализа Цыкало Л. Г.

Результаты их работы особенно ощутимы. Кроме тех анализов, которые выполняются по установленным графикам, они проводят контрольные замеры воздуха рабочей зоны, выбросов в атмосферу, качества сточных вод при отработке новых технологий, наладке оборудования на производстве АФИ.

В службе охраны труда работают 4 специалиста. Один из них, инженер по охране труда Плацында П. А., работает в департаменте по производству АФИ в г. Шостка с 2014 года, когда площадку только начинали строить. За это время им была организована работа по охране труда ДпоП АФИ: получено более 10 разрешений на более 200 единиц оборудования повышенной опасности, организована работа по разработке и внедрению 4 Планов локализации и ликвидации последствий аварий, организована работа по проведению идентификации объекта повышенной опасности и осуществлено более 15 экспертиз на соответствие нормативным актам по охране труда.

В процессе работы проводятся инструктажи и обучение персонала, принятого на работу в департамент, как по вопросам охраны труда, так и по вопросам пожарной безопасности. Такая же работа проводится и инженерами по охране труда, работающими на основной площадке в г. Киеве.

Организация надлежащих условий труда для сотрудников – проявление ценностей Компании.

В обязанности инженеров по охране труда отдела входит проведение вводного инструктажа по вопросам охраны труда всем лицам, которые переступают порог предприятия. Также инженеры по охране труда организуют и проводят обучение, консультации, семинары, осуществляют контроль за состоянием условий труда и соблюдением требований безопасности на рабочих местах. За один день, в среднем, вводный инструктаж проходят 15 человек. Так что можно сказать, что карьера каждого в ПАО «Фармак» начинается с учебно-методического кабинета по охране труда.

Над экологическими вопросами в отделе работают 3 инженера по охране окружающей среды (один из них – в ДпоП АФИ в г. Шостка). Основная их задача – выполнение законодательных требований в сфере охраны окружающей среды и получение разрешительных документов для предприятия по экологическим вопросам. Инженеры по охране окружающей среды занимаются вопросами охраны атмосферного воздуха от вредных выбросов с производства (а это включает проведение своевременной инвентаризации источников выбросов, получение разрешения на выбросы, учет выбросов, расчет экологического налога за выбросы, контроль за эффективностью работы газоочистных установок), вопросами получения разрешения на спецводопользование и изучением запасов подземных вод на скважинах в г. Шостка, вопросами обращение с отходами (нормирование и учет отходов, передача на уничтожение и обезвреживание опасных отходов производства).

Сотрудники отдела постоянно поддерживают свою компетенцию, следят за изменениями в законодательной сфере, часто посещают семинары, конференции, выставки, касающиеся вопросов охраны труда и окружающей среды. Изучают новые требования – например, в конце 2017 года был введен в действие новый закон об оценке воздействия на окружающую среду, разработанный по европейским стандартам.

Также инженеры по охране окружающей среды, совместно с химиками СПЛ, ведут мониторинг опасных свойств химических веществ и субстанций, используемых на предприятии, и составляют паспорта безопасности на субстанции собственного производства.

«Все проекты, которые касаются охраны окружающей среды, проходят через наш отдел и активно поддерживаются сотрудниками «Фармак». Так, например, начиная с 2016 года, мы собрали более 180 килограммов батареек, а это почти 9000 штук. Любая неутилизированная батарейка представляет серьезную угрозу для окружающей среды. За время своего разложения (а оно достигает ста лет), один элемент питания способен загрязнить примерно 20 квадратных метров земли. Внедрив проект «Зеленый офис», мы сэкономили более 18 тонн бумаги, а это – 320 деревьев, которые могут произвести 640 литров кислорода. Этого количества кислорода хватит, чтобы обеспечить дыхание человека в течение 2 с половиной лет», – добавила Людмила Сайченко.

Внедрив проект «Зеленый офис», мы сэкономили более 18 тонн бумаги, а это – 320 деревьев

Разработанные ООТиОС, введенные в действие Система управления окружающей средой (СУОС) по ISO 14001:2015 и система управления безопасностью и гигиеной труда (СУБиГТ) по OHSAS 18001:2010 позволяют поддерживать качество работы отдела. В рамках систем внедрены и поддерживаются процедуры планирования и контроля за соблюдением и выполнением законодательных требований, определения рисков по охране труда и экологических аспектов, внедрения мероприятий по охране труда и охране окружающей среды, проведения внутренних аудитов, отчетность и постоянное совершенствование систем.

Организация условий труда для работников – проявление ценностей Компании, а для ПАО «Фармак» – это люди, качество, инновации. Эти ценности взаимосвязаны и переплетены. В ПАО «Фармак» качество начинается с человека – с условий его труда, созданных для него Компанией, и ответственности, которую она несет за его жизнь и здоровье. В ПАО «Фармак» созданы все условия для безопасной работы. Все сотрудники обеспечены санитарно-бытовыми помещениями, помещениями для приема пищи, организовано обеспечение питьевой водой, соответствующей санитарным нормам. Все работники ПАО «Фармак» обеспечены спецодеждой, спецобувью и другими средствами индивидуальной защиты.

Производство ПАО «Фармак» постоянно развивается и совершенствуется – внедряются новые технологии, закупается новое оборудование. Многие процессы автоматизированы и механизированы – это благоприятно сказывается на условиях и безопасности труда.

Благодаря четко организованной СУБиГТ в ПАО «Фармак» за последние годы не было допущено профзаболеваний, пожаров и аварий первой и второй категорий. Традиционно уровень производственного травматизма на производстве низкий. Регулярно осуществляется административно-общественный контроль за состоянием охраны труда.

«Наша служба – это прежде всего ответственность. С одной стороны – наша ответственность перед более чем двухтысячным коллективом. С другой стороны – это призыв к личной ответственности каждого сотрудника и руководителя за свой коллектив. В вопросах охраны труда нет мелочей и второстепенных задач. Своевременное реагирование на любые, даже самые маленькие, нарушения, своевременное внедрение корректирующих и предупреждающих мероприятий – это залог жизни и здоровья каждого работника ПАО «Фармак».

Тем более, что наша работа связана с производством готовых лекарственных средств, где действуют особые правила и стандарты. Мы не устаем повторять это каждому сотруднику «Фармак»», – добавила Людмила Сайченко.