Ключевая ответственность за качество в компании возложена на Службу директора по качеству и предусматривает обеспечение регуляторного соответствия всех систем качества, независимый контроль на всех этапах производства и сертификацию продукции Уполномоченным лицом. Наличие такого подразделения не снижает роль и ответственность других работников, а наоборот, является центральным звеном в многофункциональной цепочке качества – от разработки лекарственного средства до поставки его потребителю.

«Качество для «Фармак» – это не только ценность и система, это философия ведения бизнеса. Ведь качество встроено не только в продукт, но и во все управленческие и производственные процессы компании», – говорит Ольга Олексийчук, директор по качеству компании «Фармак».

За последние 23 года в компании построена фармацевтическая система качества, которая получила европейское признание. Сегодня все производства готовых лекарственных средств имеют национальный сертификат GMP, 14 из них сертифицированы европейскими регуляторными органами Хорватии, Польши, Германии. 95% продукции «Фармак» выпускается на этих сертифицированных участках. Такого уровня европейского признания нет ни у одной другой фармацевтической компании в Украине. Также наши системы менеджмента качества для медицинских изделий и диетических добавок соответствуют стандартам ISO 9001, ISO 13485, ISO 22000 и позволяют развивать эти направления деятельности. «Эти системы гарантируют качество нашей продукции и формируют доверие потребителя», – говорит Ольга Олексийчук. И это не просто наши достижения. За такими результатами стоят высококвалифицированные профессионалы.

Сегодня служба директора по качеству состоит из приблизительно 230 человек. Структурно это: ∙ на киевской площадке – два департамента: департамент контроля качества и департамент управления качеством, а также отдел сертификации и выпуска продукции; ∙ в Шостке отдел качества АФИ – это мини-служба качества на производстве АФИ с функциями обеспечения и контроля качества, а также выпуска продукции.

Качество – это требования, ожидания, возможности.

«Мы понимаем нашу ответственность как перед регуляторными органами, так и перед компанией. Наша служба имплементирует регуляторные требования, а также ожидания потребителей и партнеров в нашу деятельность», – говорит Ольга Олексийчук.

Одна из главных функций службы качества – способствовать достижению стратегических целей компании, в частности по расширению нашего присутствия на внешних рынках с жесткими системами регуляции. А это новый уровень стандартов качества и новые задачи для всего коллектива компании.

«Профсоюзная организация – это мост, объединяющий работника и работодателя. Чем он крепче, тем лучше. А укрепляют наш мост – активная жизненная позиция, открытость и прозрачность и желание стать надежным социальным партнером каждому фармаковцу и опорой для работодателя», – отметил Павел Владимирович, глава профсоюза компании.

Когда на базе химико-фармацевтического завода им. М. В. Ломоносова возникла компания «Фармак», профсоюз уже тогда существовал и действовал. Сначала это был местный профсоюзный комитет, после этого заводской комитет, а с 90-х годов появилась непосредственно профсоюзная организация. На протяжении всего этого долгого времени профком как общественная организация отстаивал и помогал регулировать интересы всех участников трудовых отношений – как коллектива, каждого отдельно взятого работника, так и интересы работодателя. Работники заинтересованы в том, чтобы получать конкурентную заработную плату, карьерное развитие, социальные гарантии, достойные условия труда и иметь возможность оздоровиться, а работодатель – в том, чтобы быть эффективной компанией, использовать новейшие практики и технологии в производстве, изготавливать продукцию высокого качества, совершенствоваться и увеличивать плоскость своей деятельности. Всего этого невозможно достичь без квалифицированных работников, интересы которых представляет профсоюз. «Здесь есть и моя личная роль – поддерживать баланс этих интересов, их соблюдение и, так сказать, держать руку на пульсе», – отметил Павел Владимирович.

В составе профсоюза есть штатные и внештатные работники. Штат составляют два бухгалтера и председатель – Олексийчук Павел Владимирович, который в должности уже 22 года. Следует заметить, что его за общественную и социальную составляющие деятельности и по ходатайству Совета профсоюзов г. Киева в 2017 году был награжден Государственной наградой «Орденом за заслуги» III степени. В 2015 году Павел Владимирович получил звание заслуженный работник Федерации профсоюзов Украины.

Бухгалтеры отвечают на запросы работников, формируют отчеты, ведут финансовый учет доходов и расходов профсоюзной деятельности, работают с банками, санаториями, оздоровительными заведениями и другими учреждениями.

Кроме этого, есть 11 членов профкома, которые избираются коллективами на рабочих местах, сроком на 5 лет. Они действуют на общественных началах. Главной их задачей является представление интересов коллектива в профкоме, информирование коллег, обработка запросов и предложений. Раз в месяц проводятся заседания, где обсуждаются все вопросы, принимаются коллективные решения путем голосования и тому подобное.

Все работники Компании – члены профсоюзной организации (за исключением 150 человек), поэтому для их детей предоставляются путевки в санатории, оздоровительные лагеря и лечебные учреждения. 100% детей, родители которых обратились за путевками, получили их. Например, в прошлом году было оздоровлено более 500 детей.

К новогодним праздникам профсоюз организует детские новогодние праздники и обеспечивает подарками. В 2017 году дети работников «Фармак» получили 1356 подарков и столько же приглашений на новогодние торжества.

У фармаковцев есть возможность получить санаторные или оздоровительные путевки. В прошлом году более 800 работников и членов их семей получили такие путевки на сумму более 4,5 млн грн.

Еще одним аспектом внутренней социальной культуры является участие в спортивных мероприятиях – соревнованиях, спартакиадах и турнирах г. Киева по различным видам спорта: плаванию, футболу, волейболу, баскетболу, гребле, шахматам, спортивной рыбалке и тому подобное. По каждому упомянутому выше виду спорта у компании есть команда и группа запасных участников. Только за прошлый год, футболисты и баскетболисты получили по 2 победы, а волейболисты, стрелки, гребцы и команда шахматистов – по 1 победе. Для этих целей арендуются бассейны, футбольные и баскетбольные спортзалы, тренировочные площадки. «Я горжусь нашими командами, и это очень приятно, когда мы забираем призовые места, а вдвойне приятно, когда боремся победу на уровне г. Киев и области. Чувствуя коллективный дух «Фармак» – победитель!», – добавил Павел Владимирович.

На проведение культурно-массовой работы профсоюз только в прошлом году потратил более чем 800 000 грн. Сюда вошли закупки билетов в театры, выставки, музеи, а также выездные семейные мероприятия и экскурсии (примерно 1700 человек).

«Мы реагируем на все обращения людей – мы не можем не реагировать. Есть коллективные обращения, а есть и индивидуальные. К нам идут за советом и поддержкой, со своими проблемами или радостью», – отметил Павел Владимирович.

У профсоюза есть возможность материально помогать всем работникам, которые в этом нуждаются. Финансовая помощь может быть разноплановой и предоставляться на различные нужды. Есть социальный проект «Кредитный профсоюз», где каждый работник как член профсоюза может получить под 18% годовых кредит на максимальную сумму 150 тыс. грн. Наши сотрудники получили кредиты на общую сумму более 2,5 млн грн.

Вместе с работодателем профсоюз заботится не только о нынешних работниках ПАО «Фармак», но и не забывает о тех, кто дольше всех проработал в компании, а это – примерно 300 ветеранов труда. Для них ежегодно готовятся поздравления и ценные подарки к знаменательным праздникам, а также при необходимости предоставляется и финансовая помощь в размере 1000 грн каждому.

Кроме деятельности в компании, профком приобщается к мероприятиям и за ее пределами – участие в конференциях или митингах, где защищаются и отстаиваются интересы компании, фармацевтической отрасли и многие другие социально значимые моменты, например тарифы для населения, медицинская реформа, приоритеты отрасли, отечественного производителя – основы социально-экономического потенциала, ценообразования, решения важных вопросов на уровне города, министерств и тому подобное.

Фінансова дирекція

«За останні 4 роки ми не отримали жодного коригування нашої роботи з боку аудиторів. Для нас — це якісний показник», — зазначила Вікторія Смародіна, фінансовий директор ПАТ «Фармак».

Дотримуватися найкращих світових стандартів — найшвидший шлях до успіху й надійності.

«Винаходити велосипед у світі фінансів у XXI столітті не варто, дотримуватися найкращих світових стандартів — найшвидший шлях до успіху й надійності. Зовнішні та внутрішні процеси, рівень підготовки звітності нашої Компанії нічим не відрізняються від найкращих світових практик. Ми не зупиняємося на досягнутому й розуміємо, що вдосконалювати й покращувати роботу потрібно постійно. Тому питання «Що можна змінити, щоб процес проходив краще й контроль спрацьовував вчасно?» ставимо собі часто, визначаємо завдання на рік, над якими змінами будемо працювати», — додає Вікторія.

«Цифри — захоплива штука, складання звітності — нагадує спортивну гру за певними правилами. Якщо ми порівнюємо фінансову звітність, складену за МСФЗ, компанії, яка працює в Африці, Європі або в нас на Подолі — то ми порівнюємо гру у футбол різних команд (як мінімум усі 11 гравців грають у футбол, і ситуація, у якій троє з 11 грають у баскетбол за іншими правилами, неможлива). Тому якщо звітність складена без спотворень, то цифри не брешуть. Це єдине мірило, за яким можна порівняти будь-які компанії світу і робити висновки про те, наскільки успішна Компанія».

Далі Вікторія Смародіна зазначає: «”Фармак” — відкрита Компанія. Це відрізняє її від багатьох інших на українському ринку. Фінансова звітність будь-якої компанії — це фотографія того, що сталося з нею за рік. Розміщення звітності в загальному доступі — це норма для цивілізованого світу, це свідчить про те, що керівництво Компанії несе відповідальність за прийняті рішення і звітує про результати перед колективом, акціонерами, суспільством і країною. Ми проводимо аудит нашої звітності, потім публікуємо. Вона є відкритою для всіх охочих. Це невеликий подвиг, швидше, правила гарного тону. Хотілося б, щоби це стало нормою для всіх компаній нашої країни».

Тендерний відділ

Будь-який великий проект у Компанії або закупівля починається з проведення тендера, як театр — з вішалки. За цей процес відповідають 4 особи на чолі зі Світланою Погребною, начальником тендерного відділу. «У 2017 році ми провели 483 тендери, це більше, ніж днів у році», — зазначила Світлана. З кожним роком ця цифра зростає. У 2015 році було проведено 317 тендерних процедур, за два роки «Фармак» почав проводити на 150 тендерів більше. «З’явилося багато нових проектів — компанія розвивається, відповідно, збільшується кількість закупівель», — додала Світлана.

Якість і ефективність роботи тендерного відділу можна оцінити кількістю зекономлених коштів для Компанії. У 2017 році — це 50 млн грн. За три роки, завдяки якісно проведеним тендерним процедурам, було зекономлено 120 млн грн. «Ми намагаємося завжди зберегти баланс — провести тендер у заплановані терміни і витримати під час вибору переможця паритет «якість-ціна», виключити ризики, не нашкодити процесу і, звичайно, ефективно використовувати ресурси Компанії. Успіх тендера безпосередньо залежить від якості сформованого ТЗ і ступеня залученості в процес замовника», — підкреслила Світлана.

Відділ податкової звітності

Державні фіскальні органи бачать і контролюють різні компанії, через призму податків і зборів, що надходять до державної скарбниці країни. «Фармак» є великим платником податків і обслуговується в спеціалізованому «Офісі великих платників податків державної фіскальної служби України».

Компанія є платником 14 видів податків і зборів (податок на прибуток, ПДВ, податок з доходів фізичних осіб, єдиний соціальний внесок, податок на доходи нерезидентів, плата за землю, військовий збір, податок на нерухоме майно, транспортний податок, збір в Пенсійний Фонд за першу реєстрацію авто, рентна плата за спеціальне користування води, екологічний податок, рентна плата за користування радіочастотним ресурсом, рентна плата за користування надрами), а також подає звітність і готує документацію з трансфертного ціноутворення для окремих видів господарських операцій.

Адмініструванням 12 з 14 податків і зборів (крім податків, пов’язаних із заробітною платою), а також підготовкою звітності з трансфертного ціноутворення опікується податковий відділ «Фармак».

Найсуттєвішим податком, який результує діяльність компанії, є податок на прибуток. Компанії звітують про нього, складаючи декларацію з податку прибуток. Правила складання декларації та розрахунку оподатковуваного прибутку істотно відрізняються від бухгалтерського обліку. Складанням цієї декларації опікується податковий відділ. По суті, кожен вид господарських операцій, які проводяться в бухгалтерському обліку потрібно проаналізувати і прийняти рішення, як це має бути враховано для цілей податкового обліку прибутку. На підставі визначення показника податкового навантаження, який розраховується як співвідношення податку на прибуток до доходу компанії, — ПАТ «Фармак» сплачує найбільше податків у галузі.

У 2017 році «Фармак» став єдиною фармацевтичною компанією, що увійшла до ТОП-100 платників податків України.

«Ми ведемо прозорий бізнес — нічого не приховуємо, у нас немає програми оптимізації податкових відрахувань. Тому наш показник податкового навантаження — 4,2% (за середньої норми приблизно 2%). До найближчого конкурента в галузі — більш ніж 1%. За податковим показниками — це дійсно багато. Також до розряду істотних позитивних моментів належить отримання «Фармак» бюджетного відшкодування ПДВ на регулярній основі, без затримок і в повному обсязі», — зазначив Володимир Задорожний, начальник податкового відділу. «З податкової декларації «Фармак» можна судити як про Компанію зокрема, так і про її провідне місце в галузі загалом», — додав Володимир.

Відділ управлінської звітності

За бюджети, контроль за ними, а також коротко- і середньострокові прогнози фінансових результатів і їх оцінювання відповідає відділ управлінської звітності. Для тих, хто у своєму житті хоч раз пробував складати й контролювати сімейний бюджет, ця робота буде інтуїтивно зрозумілою. Основна мета — урівноважити очікувані доходи і витрати на найближче майбутнє (місяць, квартал, максимум рік). «Компанія — як велика сім’я: є умовна «зарплата» — це продажі і, відповідно, надходження грошей. І є платежі, що, як і в родині, можуть бути обов’язковими або ж такими, які можна перенести або уникнути», — зазначив Дмитро Шапкін, начальник відділу управлінської звітності.

Найскладніший процес — це погодження річного бюджету, головного фінансового плану компанії на наступний рік. Співробітники відділу управлінської звітності працюють над тим, щоб цей процес із року в рік ставав спокійнішим і менш емоційним. «Якщо раніше підготовка бюджету закінчувалася у ніч перед його затвердженням, і це відбувалося практично «під ялинку», то минулоріч бюджет був готовий і погоджений вже 14 грудня», — згадує Дмитро Шапкін.

Однак, не буває такого року, коли все йде за планом, а бюджет — це фінансова картинка того, що буде відбуватися в компанії в найближчому майбутньому, і будь-яка зміна в строках проектів, постачання, відвантаження буде вимагати коригування бюджету, і знову та знову його потрібно врівноважити.

Важливо не тільки створити бюджет, його потрібно ще й контролювати. Усе починається з електронного контракту в системі SAP — йде перевірка на його відповідність підписаній паперовій версії. Крім того, відділом підтверджується кожна закупівля на заводі, спираючись на чіткі критерії: чи відповідає закупівля умовам контракту, чи не змінилися ціни, чи правильна бюджетна стаття і т. д. Будь-яка зміна ціни аналізується на предмет обґрунтованості і впливу на маржинальність продуктів компанії, а такі зміни цін в умовах України трапляються дуже часто і, на жаль, у неприємний для неї бік.

Ще один напрям — це оцінювання проектів та інвестиційних проектів. Будь-який великий проект перед прийняттям рішення про його старт оцінюється з фінансової точки зору. Йде порівняння, що вдасться додатково заробити або заощадити в результаті реалізації проекту з інвестиціями, які потрібно зробити. Той самий підхід і з оцінюванням нових продуктів: у розробку не потрапить проект, якщо він фінансово невиправданий (приблизно 30–40 кандидатів опрацьовується щорічно).

Відділом підтверджується кожна закупівля на заводі .

Остання частина роботи відділу — аналіз фінансових результатів. Ним регулярно готується квартальна управлінська звітність. По суті, це демонстрація фінансових результатів компанії «у розрізі»: з різних сторін і аспектів. Тут важливими є і якість інформації, і швидкість її підготовки, адже поряд з оцінкою проектів і продуктів, управлінська звітність — це один із найголовніших інструментів для прийняття управлінських рішень.

Відділ казначейства

Усі платежі компанії проходять через казначейство. Основна функція цього відділу — забезпечення ліквідності. Під цим мається на увазі проведення платежів, залучення грошових коштів у разі їх дефіциту або розміщення вільних коштів на фінансових (грошовому, валютному, фондовому та інших) ринках.

У відділі працюють 5 осіб. За 2017 рік вони обробили 27 тис. 292 платежі. Але це не єдиний їхній обов’язок. Казначейство обслуговує 27 рахунків у 6 українських банках, кредитний портфель, який на кінець минулого року становив 500 млн грн в українських та закордонних банках, ЄБРР, страхових і лізингових компаніях.

«У «Фармак» бездоганна репутація. До нас банкіри самі приходять із кредитними пропозиціями. Бракує часу навіть з усіма поспілкуватися. Але я пам’ятаю ті часи, коли компанія тільки ставала на ноги. Це було 12 років тому. Тоді на зустрічі з кредитування Генеральний директор їздила сама. Ми брали гроші на розвиток та інвестиції. Це був не такий легкий процес, як зараз, та і часи інші», — згадує Марія Котляр, керівник відділу казначейства.

Окрема ділянка роботи — страхування вантажів, які йдуть на експорт. За минулий рік казначейство отримало відшкодування за страхування вантажів і автомобілів на загальну суму 5,6 млн грн. «Щастя для казначейства — це, коли збалансовані надходження та витрати, але це занадто ідеальна ситуація», — жартує Марія. Правильне планування й розставляння пріоритетів — запорука ефективного управління грошовими коштами Компанії. На відміну від багатьох компаній, у нас платіжні дні не 2 на тиждень, а 5. Тобто кожен робочий день — платіжний. Це в основному за рахунок автоматизації системи фінансового управління TRM — SAP.

Відділ бухгалтерської звітності

Цей найчисленніший відділ фінансової служби «Фармак». У більшості компаній — від маленької до великої — є бухгалтерія, яка збирає й обробляє повну інформацію про діяльність Компанії для економічного аналізу та фінансового контролю. Тут складається фінансова звітність, міститься інформація, яка характеризує діяльність і стан компанії.

Важко переоцінити важливість фінансової звітності, адже основними її користувачами можуть виступати інвестори, працівники компанії, кредитори, постачальники, покупці, державні органи та інші члени суспільства. Звітність готується щомісяця, проте більше уваги приділяється закриттю кварталу й, тим більше, року, бо ці звіти потрапляють в органи статистики та до банків, де знаходяться активні кредити Компанії, а річна звітність — публікується на сайті у відкритому доступі для всіх користувачів, тому і перевіряється на повноту і правильність інформації особливо ретельно.

На одного бухгалтера в середньому припадає 3,5 тисячі операцій на місяць.

«Відсутність істотних зауважень із боку аудиторів із 2009 року — головний показник якості нашої роботи. Останні два роки аудитори особливо уважно ставляться до тестування внутрішніх контролів — покроково моніторять ключові контролі бізнес-процесів у Компанії. У цих перевірках серйозних зауважень наша компанія також не отримувала», — зазначила Олена Першко, головний бухгалтер «Фармак».

У 2017 році в бухгалтерії було оброблено 125 000 первинних документів, тобто кожен бухгалтер обробляє приблизно 550 документів на місяць — орієнтовно 30 на день. Що означає «обробляє»? Бухгалтер уважно перевіряє правильність складання документа, наявність усіх обов’язкових реквізитів, відповідність суті і вартості господарської операції даним, відображеним в обліковій системі та правильність класифікації операцій відповідно до прийнятих у компанії аналітичних даних. «В обліковій системі ми сформували 760 000 бухгалтерських операцій протягом року. На одного бухгалтера в середньому припадає 3,5 тисячі операцій на місяць», – зауважила Олена.

Причому динаміка проведення операцій за останні кілька років збільшилась за незмінної кількості працівників: 2016 — 686 тис. операцій, 2015 — 647 тис. операцій, 2014 — 636 тис. операцій. «Такий прогрес зумовлений автоматизацією виробничих процесів, впровадженням сучасних програм, як-от ERP, SAP, BI. Це істотно збільшило продуктивність нашого відділу», — додала Олена.

В Україні День бухгалтера святкують 16 липня. Цей день об’єднує працівників усіх служб фінансової дирекції і, як правило, збирає всіх поза офісом. Командний дух потрібен у будь-якому колективі, фінансисти — не виняток. Хто добре працює, той добре і відпочиває! Work hard, play hard — цей девіз підтримуємо й поділяємо!