Фінансова дирекція

«За останні 4 роки ми не отримали жодного коригування нашої роботи з боку аудиторів. Для нас – це якісний показник», — зазначила Вікторія Смародіна, фінансовий директор ПАТ «Фармак».

Дотримуватися найкращих світових стандартів — найшвидший шлях до успіху та надійності.

«Винаходити велосипед у світі фінансів у XXI столітті не варто, дотримуватися найкращих світових стандартів — найшвидший шлях до успіху й надійності. Зовнішні та внутрішні процеси, рівень підготовки звітності нашої Компанії нічим не відрізняються від найкращих світових практик. Ми не зупиняємося на досягнутому й розуміємо, що вдосконалювати й покращувати роботу потрібно постійно. Тому питання «Що можна змінити, щоби процес проходив краще й контроль спрацьовував вчасно?» ставимо собі часто, визначаємо завдання на рік, над якими змінами будемо працювати», — додає Вікторія.

«Цифри — захоплива штука, складання звітності — скидається на спортивну гру за певними правилами. Якщо ми порівнюємо фінансову звітність, складену за МСФЗ, компанії, яка працює в Африці, Європі або в нас на Подолі — то ми порівнюємо гру у футбол різних команд (як мінімум усі 11 гравців грають у футбол, і ситуація, у якій троє з 11 грають у баскетбол за іншими правилами, неможлива). Тому якщо звітність складена без спотворень, то цифри не брешуть. Це єдине мірило, за яким можна порівняти будь-які компанії світу й робити висновки про те, наскільки успішна Компанія».

Далі Вікторія Смародіна зазначає: «”Фармак” — відкрита Компанія. Це відрізняє її від багатьох інших на українському ринку. Фінансова звітність будь-якої компанії — це фотографія того, що сталося з нею за рік. Розміщення звітності в загальному доступі — це норма для цивілізованого світу, це свідчить про те, що керівництво Компанії несе відповідальність за прийняті рішення і звітує про результати перед колективом, акціонерами, суспільством і країною. Ми проводимо аудит нашої звітності, потім публікуємо. Вона є відкритою для всіх охочих. Це невеликий подвиг, швидше, правила гарного тону. Хотілося б, щоби це стало нормою для всіх компаній нашої країни».

Тендерний відділ

Будь-який великий проект у Компанії або закупівля починаються з проведення тендера, як театр — з вішалки. За цей процес відповідають 4 особи на чолі зі Світланою Погребною, начальником тендерного відділу. «У 2017 році ми провели 483 тендери, це більше, ніж днів у році», — зазначила Світлана. З кожним роком ця цифра зростає. У 2015 році було проведено 317 тендерних процедур, за два роки «Фармак» почав проводити на 150 тендерів більше. «З’явилося багато нових проектів — компанія розвивається, відповідно, збільшується кількість закупівель», — додала Світлана.

Якість і ефективність роботи тендерного відділу можна оцінити кількістю заощаджених коштів для Компанії. У 2017 році — це 50 млн грн. За три роки, завдяки якісно проведеним тендерним процедурам, було заощаджено 120 млн грн. «Ми намагаємося завжди зберегти баланс — провести тендер у заплановані терміни і витримати під час вибору переможця паритет «якість-ціна», виключити ризики, не нашкодити процесу і, звичайно, ефективно використовувати ресурси Компанії. Успіх тендера безпосередньо залежить від якості сформованого ТЗ і ступеня залученості в процес замовника», — підкреслила Світлана.

Відділ податкової звітності

Державні фіскальні органи бачать і контролюють різні компанії, через призму податків і зборів, що надходять до державної скарбниці країни. «Фармак» є великим платником податків і обслуговується в спеціалізованому «Офісі великих платників податків державної фіскальної служби України».

Компанія є платником 14 видів податків і зборів (податок на прибуток, ПДВ, податок із доходів фізичних осіб, єдиний соціальний внесок, податок на доходи нерезидентів, плата за землю, військовий збір, податок на нерухоме майно, транспортний податок, збір у Пенсійний Фонд за першу реєстрацію авто, рентна плата за спеціальне користування води, екологічний податок, рентна плата за користування радіочастотним ресурсом, рентна плата за користування надрами), а також подає звітність і готує документацію з трансфертного ціноутворення для окремих видів господарських операцій.

Адмініструванням 12 з 14 податків і зборів (крім податків, пов’язаних із заробітною платою), а також підготовкою звітності з трансфертного ціноутворення опікується податковий відділ «Фармак».

Найсуттєвішим податком, який результує діяльність компанії, є податок на прибуток. Компанії звітують про нього, складаючи декларацію з податку прибуток. Правила складання декларації та розрахунку оподатковуваного прибутку істотно відрізняються від бухгалтерського обліку. Складанням цієї декларації опікується податковий відділ. По суті, кожен вид господарських операцій, які проводяться в бухгалтерському обліку, потрібно проаналізувати і прийняти рішення, як це має бути враховано для цілей податкового обліку прибутку. На підставі визначення показника податкового навантаження, який розраховується як співвідношення податку на прибуток до доходу компанії, — ПАТ «Фармак» сплачує найбільше податків у галузі.

У 2017 році «Фармак» став єдиною фармацевтичною компанією, що увійшла до ТОП-100 платників податків України.

«Ми ведемо прозорий бізнес — нічого не приховуємо, у нас немає програми оптимізації податкових відрахувань. Тому наш показник податкового навантаження — 4,2% (за середньої норми приблизно 2%). До найближчого конкурента в галузі — більш ніж 1%. За податковим показниками — це дійсно багато. Також до розряду істотних позитивних моментів належить отримання «Фармак» бюджетного відшкодування ПДВ на регулярній основі, без затримок і в повному обсязі», — зазначив Володимир Задорожний, начальник податкового відділу. «З податкової декларації «Фармак» можна судити як про Компанію зокрема, так і про її провідне місце в галузі загалом», — додав Володимир.

Відділ управлінської звітності

За бюджети, контроль за ними, а також коротко- і середньострокові прогнози фінансових результатів і їх оцінювання відповідає відділ управлінської звітності. Для тих, хто у своєму житті хоч раз пробував складати й контролювати сімейний бюджет, ця робота буде інтуїтивно зрозумілою. Основна мета — урівноважити очікувані доходи і витрати на найближче майбутнє (місяць, квартал, максимум рік). «Компанія — як велика сім’я: є умовна «зарплата» — це продажі і, відповідно, надходження грошей. І є платежі, що, як і в родині, можуть бути обов’язковими або ж такими, які можна перенести або уникнути», — зазначив Дмитро Шапкін, начальник відділу управлінської звітності.

Найскладніший процес — це погодження річного бюджету, головного фінансового плану компанії на наступний рік. Працівники відділу управлінської звітності працюють над тим, щоб цей процес із року в рік ставав спокійнішим і менш емоційним. «Якщо раніше підготовка бюджету закінчувалася в ніч перед його затвердженням, і це відбувалося практично «під ялинку», то минулоріч бюджет був готовий і погоджений уже 14 грудня», — згадує Дмитро Шапкін.

Однак, не буває такого року, коли все йде за планом, а бюджет — це фінансова картинка того, що відбуватиметься в компанії в найближчому майбутньому, і будь-яка зміна в строках проектів, постачання, відвантаження буде вимагати коригування бюджету, і знову та знову його потрібно врівноважити.

Важливо не тільки створити бюджет, його потрібно ще й контролювати. Усе починається з електронного контракту в системі SAP — йде перевірка на його відповідність підписаній паперовій версії. Крім того, відділ підтверджує кожну закупівлю на заводі, спираючись на чіткі критерії: чи відповідає закупівля умовам контракту, чи не змінилися ціни, чи правильна бюджетна стаття і т. д. Будь-яка зміна ціни аналізується щодо обґрунтованості та впливу на маржинальність продуктів компанії, а такі зміни цін в умовах України трапляються дуже часто і, на жаль, у неприємний для неї бік.

Ще один напрям — це оцінювання нових та інвестиційних проектів. Будь-який великий проект перед прийняттям рішення про його старт оцінюється з фінансового погляду. Йде порівняння, що вдасться додатково заробити або заощадити в результаті реалізації проекту з інвестиціями, які потрібно зробити. Той самий підхід і з оцінюванням нових продуктів: у розробку не потрапить проект, якщо він фінансово невиправданий (приблизно 30–40 кандидатів опрацьовується щорічно).

Відділ підтверджує кожну закупівлю на заводі .

Остання частина роботи відділу — аналіз фінансових результатів. Він регулярно готує квартальну управлінську звітність. По суті, це демонстрація фінансових результатів компанії «у розрізі»: з різних сторін і аспектів. Тут важливими є і якість інформації, і швидкість її підготування, адже поряд з оцінюванням проектів і продуктів, управлінська звітність — це один із найголовніших інструментів для прийняття управлінських рішень.

Відділ казначейства

Усі платежі компанії проходять через казначейство. Основна функція цього відділу — забезпечення ліквідності. Під цим мається на увазі проведення платежів, залучення грошових коштів у разі їх дефіциту або розміщення вільних коштів на фінансових (грошовому, валютному, фондовому та інших) ринках.

У відділі працюють 5 осіб. За 2017 рік вони обробили 27 тис. 292 платежі. Але це не єдиний їхній обов’язок. Казначейство обслуговує 27 рахунків у 6 українських банках, кредитний портфель, який на кінець минулого року становив 500 млн грн в українських та закордонних банках, ЄБРР, страхових і лізингових компаніях.

«У “Фармак” бездоганна репутація. До нас банкіри самі приходять із кредитними пропозиціями. Бракує часу навіть з усіма поспілкуватися. Але я пам’ятаю ті часи, коли компанія тільки ставала на ноги. Це було 12 років тому. Тоді на зустрічі з кредитування генеральний директор їздила сама. Ми брали гроші на розвиток та інвестиції. Це був не такий легкий процес, як зараз, та й часи інші», — згадує Марія Котляр, керівник відділу казначейства.

Окрема ділянка роботи — страхування вантажів, які йдуть на експорт. За минулий рік казначейство отримало відшкодування за страхування вантажів і автомобілів на загальну суму 5,6 млн грн. «Щастя для казначейства — це, коли збалансовані надходження та витрати, але це занадто ідеальна ситуація», — жартує Марія. Правильне планування й розставляння пріоритетів — запорука ефективного управління грошовими коштами Компанії. На відміну від багатьох компаній, у нас платіжні дні не 2 на тиждень, а 5. Тобто кожен робочий день — платіжний. Впоратися з цим вдається переважно за рахунок автоматизації системи фінансового управління TRM — SAP.

Відділ бухгалтерської звітності

Цей найчисленніший відділ фінансової служби «Фармак». У більшості компаній — від маленької до великої — є бухгалтерія, яка збирає й обробляє повну інформацію про діяльність компанії для економічного аналізу та фінансового контролю. Тут складається фінансова звітність, зберігається інформація, яка характеризує діяльність і стан компанії.

Важко переоцінити важливість фінансової звітності, адже основними її користувачами можуть виступати інвестори, працівники компанії, кредитори, постачальники, покупці, державні органи та інші члени суспільства. Звітність готується щомісяця, проте більше уваги приділяється закриттю кварталу й, тим більше, року, бо ці звіти потрапляють в органи статистики та до банків, де знаходяться активні кредити Компанії, а річна звітність — публікується на сайті у відкритому доступі для всіх користувачів, тому й перевіряється на повноту і правильність інформації особливо ретельно.

На одного бухгалтера в середньому припадають 3,5 тисячі операцій на місяць.

«Відсутність істотних зауважень із боку аудиторів із 2009 року — головний показник якості нашої роботи. Останні два роки аудитори особливо уважно ставляться до тестування внутрішніх контролів — покроково моніторять ключові контролі бізнес-процесів у Компанії. У цих перевірках серйозних зауважень наша компанія також не отримувала», — зазначила Олена Першко, головний бухгалтер «Фармак».

У 2017 році в бухгалтерії було оброблено 125 тисяч первинних документів, тобто кожен бухгалтер обробляє приблизно 550 документів на місяць — орієнтовно 30 на день. Що означає «обробляє»? Бухгалтер уважно перевіряє правильність складання документа, наявність усіх обов’язкових реквізитів, відповідність суті та вартості господарської операції даним, відображеним в обліковій системі та правильність класифікації операцій відповідно до прийнятих у компанії аналітичних даних. «В обліковій системі ми сформували 760 тисяч бухгалтерських операцій протягом року. На одного бухгалтера в середньому припадає 3,5 тисячі операцій на місяць», – зауважила Олена.

Причому динаміка проведення операцій за останні кілька років збільшилася за незмінної кількості працівників: 2016 — 686 тис. операцій, 2015 — 647 тис. операцій, 2014 — 636 тис. операцій. «Такий прогрес зумовлений автоматизацією виробничих процесів, впровадженням сучасних програм, як-от ERP, SAP, BI. Це істотно збільшило продуктивність нашого відділу», — додала Олена.

В Україні День бухгалтера святкують 16 липня. Цей день об’єднує працівників усіх служб фінансової дирекції і, зазвичай збирає всіх поза офісом. Командний дух потрібен у будь-якому колективі, фінансисти — не виняток. Хто добре працює, той добре і відпочиває! Work hard, play hard — цей девіз підтримуємо й поділяємо!

Якість для цього відділу — це насамперед безпечні умови праці й мінімізація впливу виробництва на довкілля — і це, по суті, один із пріоритетних напрямів роботи ПАТ «Фармак».

У відділі охорони праці та навколишнього середовища працюють 19 фахівців. До складу відділу входять: інженери з охорони праці, інженери з охорони навколишнього середовища, фахівці санітарно-промислової лабораторії. Вони організовують і контролюють роботу з покращення умов праці та підвищення безпеки на робочому місці кожного з 2600 працівників ПАТ «Фармак».

До обов’язків санітарно-промислової лабораторії (СПЛ) входять щоденний відбір і контроль проб повітря та води, а також періодичний контроль параметрів мікроклімату, шуму й освітленості.

За тиждень персонал лабораторії проводить понад 580 аналізів проб і ретельно стежить, щоб усі показники якості стічної води, вмісту шкідливих речовин у повітрі робочої зони і викидах в атмосферу, мікроклімату, рівні шуму й освітленості на робочих місцях були в межах допустимих норм.

У штаті лабораторії — 9 осіб. Три змінні лаборанти з контролю стічної води працюють позмінно цілодобово сім днів на тиждень. Найдовше за всіх на підприємстві працює лаборант Агафонова Л. М., її стаж становить уже приблизно 46 років. Наймолодший працівник — хімік Чеховей А. В., вона працює у компанії із 2015 року.

Працівниці СПЛ жартують, що деякі показники (наприклад, вміст хлоридів, сульфатів, азоту амонійного у воді) можуть визначити «на око» практично з тією ж точністю, з якою це робить прилад — позначається багаторічний досвід роботи. Але в цьому немає потреби, бо лабораторія обладнана всім необхідним — від піпетки до сучасного спектрофотометра. У приміщенні лабораторії світло та просторо. Багато зелені та квітів — і працівниці кажуть, що цьому сприяє атмосфера добра й позитиву.

Окремо треба сказати про лабораторію, яка є в департаменті з виробництва АФІ в м. Шостка. Лабораторія створювалася «з нуля» молодим хіміком Чеховей Анною разом із начальником СПЛ Єсипенко А. М. і запрацювала у 2015 році. 2016 року в штаті лабораторії з’явилася також лаборант хімічного аналізу Цикало Л. Г.

Результати їхньої роботи особливо відчутні. Крім тих аналізів, які вони виконують за встановленими графіками, вони проводять контрольні заміри повітря робочої зони, викидів в атмосферу, якості стічних вод під час відпрацювання нових технологій, налагодження обладнання на виробництві АФІ.

У службі охорони праці працюють 4 фахівці. Один із них, інженер з охорони праці Плацинда П. А., працює в департаменті з виробництва АФІ в м. Шостка з 2014 року, коли майданчик тільки починали будувати. За цей час ним було організовано роботу з охорони праці ДзВ АФІ: отримано понад 10 дозволів на більш як 200 одиниць обладнання підвищеної небезпеки, організовано роботу з розробки та впровадження 4 Планів локалізації та ліквідації наслідків аварій, організовано роботу з проведення ідентифікації об’єкта підвищеної небезпеки та здійснено понад 15 експертиз на відповідність нормативним актам з охорони праці.

У процесі роботи проводяться інструктажі та навчання персоналу, прийнятого на роботу до департаменту, як із питань охорони праці, так і з питань пожежної безпеки. Така ж сама робота проводиться й інженерами з охорони праці, які працюють на основному майданчику у м. Києві.

Організація належних умов праці для працівників — прояв цінностей Компанії

До обов’язків інженерів з охорони праці відділу входить проведення вступного інструктажу з питань охорони праці всім особам, які переступають поріг підприємства. Також інженери з охорони праці організовують і проводять навчання, консультації, семінари, здійснюють контроль за станом умов праці та за дотриманням вимог безпеки на робочих місцях. За один день, в середньому, вступний інструктаж проходять 15 осіб. Отже можна сказати, що кар’єра кожного у ПАТ «Фармак» починається із навчально-методичного кабінету з охорони праці.

Над екологічними питаннями у відділі працюють 3 інженери з охорони навколишнього середовища (один із них — у ДзВ АФІ в м. Шостка). Основне їх завдання — виконання законодавчих вимог у сфері охорони навколишнього середовища та отримання дозвільних документів для підприємства з екологічних питань. Інженери з охорони навколишнього середовища опікуються питаннями охорони атмосферного повітря від шкідливих викидів з виробництва (а це включає проведення своєчасної інвентаризації джерел викидів, отримання дозволу на викиди, облік викидів, розрахунок екологічного податку за викиди, контроль за ефективності роботи газоочисних установок), питаннями отримання дозволу на спецводокористування та вивченням запасів підземних вод на свердловинах у м. Шостка, питаннями поводження з відходами (нормування та облік відходів, передавання на знищення і знешкодження небезпечних відходів виробництва).

Працівники відділу постійно підтримують свою компетенцію, стежать за змінами в законодавчій сфері, часто відвідують семінари, конференції, виставки, що стосуються питань охорони праці та довкілля. Вивчають нові вимоги — наприклад, в кінці 2017 року був введений в дію новий закон про оцінювання впливу на довкілля, розроблений за європейськими стандартами.

Також інженери з охорони навколишнього середовища, спільно із хіміками СПЛ, ведуть моніторинг небезпечних властивостей хімічних речовин і субстанцій, які використовуються на підприємстві, та складають паспорти безпеки на субстанції власного виробництва.

«Усі проекти, які стосуються охорони довкілля, проходять через наш відділ і активно підтримуються працівниками «Фармак». Так, наприклад, починаючи з 2016 року, ми зібрали більш ніж 180 кілограмів батарейок, а це майже 9000 штук. Будь-яка неутилізована батарейка становить серйозну загрозу для довкілля. За час свого розкладання (а він сягає ста років), один елемент живлення здатний забруднити приблизно 20 квадратних метрів землі. Впровадивши проект «Зелений офіс», ми заощадили понад 18 тон паперу, а це — 320 дерев, які можуть виробити 640 літрів кисню. Цієї кількості кисню вистачить, щоб забезпечити дихання людини упродовж 2-х з половиною років» — додала Людмила Сайченко.

Впровадивши проект «Зелений офіс», ми заощадили понад 18 тон паперу, а це — 320 дерев

Розроблені ВОПтаНС, впроваджені в дію Система управління навколишнім середовищем (СУНС) за ISO 14001:2015 і Система управління безпекою та гігієною праці (СУБтаГП) за OHSAS 18001:2010 дають змогу підтримувати якість роботи відділу. У межах систем впроваджені та підтримуються процедури планування та контролю за дотриманням і виконанням законодавчих вимог, визначення ризиків з охорони праці та екологічних аспектів, впровадження заходів з охорони праці і охорони навколишнього середовища, проведення внутрішніх аудитів, звітність та постійне вдосконалення систем.

Організація належних умов праці для працівників — прояв цінностей Компанії, а для ПАТ «Фармак» — це люди, якість, інновації. Ці цінності взаємопов’язані та переплетені. У ПАТ «Фармак» якість починається із людини — з умов її праці, створених для неї Компанією, і відповідальності, яку вона несе за її життя та здоров’я. У ПАТ «Фармак» створено всі умови для безпечної роботи. Усі працівники забезпечені санітарно-побутовими приміщеннями, приміщеннями для приймання їжі, організоване забезпечення питною водою, яка відповідає санітарним нормам. Всі працівники ПАТ «Фармак» забезпечені спецодягом, спецвзуттям та іншими засобами індивідуального захисту.

Виробництво ПАТ «Фармак» постійно розвивається та вдосконалюється — впроваджуються нові технології, закуповується нове обладнання. Багато процесів автоматизовано й механізовано — це сприятливо позначається на умовах та безпеці праці.

Завдяки чітко організованій СУБтаГП в ПАТ «Фармак» за останні роки не було допущено профзахворювань, пожеж і аварій першої та другої категорій. Традиційно рівень виробничого травматизму на виробництві низький. Регулярно здійснюється адміністративно-громадський контроль за станом охорони праці.

«Наша служба — це насамперед відповідальність. З одного боку — наша відповідальність перед більш як двохтисячним колективом. З іншого боку — це заклик до особистої відповідальності кожного працівника та керівника за свій колектив. У питаннях охорони праці немає дрібниць і другорядних завдань. Своєчасне реагування на будь-які, навіть найменші, порушення, своєчасне впровадження коригувальних та запобіжних заходів — це запорука життя та здоров’я кожного працівника «Фармак».

До того ж, наша робота пов’язана з виробництвом готових лікарських засобів, де діють особливі правила та стандарти. Ми не втомлюємося повторювати це кожному працівнику «Фармак»», — додала Людмила Сайченко.